Kommunikation

Informationen austauschen

Wir tauschen und erhalten täglich Informationen über viele unterschiedliche Kommunikationskanäle. In persönlichen Gesprächen und Telefonaten, in Meetings und auf Veranstaltungen, schriftlich per Post, Fax und E-Mail, über die Presse, Radio und TV oder die sozialen Medien, über Internetseiten, per Chat oder Messanger Dienste und noch viele weitere mehr.

Kommunikation im Unternehmen

Seit den letzten 20 Jahren hält die Digitalisierung in allen Lebensbereichen immer weiter Einzug und bietet auch im täglichen Büroalltag immer neue Möglichkeiten und Herausforderungen.

Die Nutzung digitaler Medien und Kommunikationsformen kann sich, neben vielen Vorzügen, auch nachteilig auswirken, wenn sie beliebig und ungeplant eingesetzt wird. Datensicherheit, Datenschutzbestimmungen, Nachhaltigkeit von Informationen, Nutzungszeiträume und nicht zuletzt Verhaltensregeln und Umgangsformen sind nur einige Themen, die es zu beachten gilt.

Anforderungen definieren

In der Projektarbeit gibt es neben den obligatorischen, allgemeinen Anforderungen eine Reihe organisatorischer und administrativer Bedingungen, die für eine erfolgreiche Zusammenarbeit berücksichtigt werden müssen. Beispielsweise:

• Werden klassische Arbeitsprozesse vorausgesetzt oder kann eine agile Arbeitsweise angewendet werden?
• Wer ist mit welcher Rolle in das Projekt eingebunden?
• Gibt es weitere Teams oder Projekte, die in die Entwicklung einbezogen werden sollen?
• Sind die Projektanforderungen bekannt oder wird Neuland betreten?
• Wie komplex ist das Projekt?
• Wie werden Informationen beschafft und weitergegeben?
• Arbeiten alle Projektteilnehmer im gleichen Zeitfenster?
• Wie werden Informationen aufbereitet, kanalisiert und veröffentlicht?

Auf der Grundlage der erfassten Projektanforderungen lassen sich gezielt Entwicklungs- und Kommunikationswerkzeuge anhand folgender, beispielhaft ausgewählter, Kriterien bestimmen:

• Welche Anwendungen sind bereits im Einsatz und bildet deren Funktionsumfang die Projektanforderungen ab?
• Sollen kostenpflichtige Lizenzprodukte eingesetzt werden und steht hierfür ein Budget zur Verfügung oder gibt es auch Open-Source-Alternativen?
• Sollen Anwendungen selber gewartet werden oder gibt auch ein Service-Modell?
• Gibt es rechtliche oder sicherheitsrelevante Einschränkungen? Darf eine Online-Anwendung beispielsweise außerhalb des Unternehmens gehostet werden?
• Sind die Anwendungen untereinander vernetzbar oder können sie verschiedene Projektanforderungen abdecken?
• Welche Systemanforderungen werden erwartet und passen diese zur bestehenden Infrastruktur?

Kommunikationsstrategie entwerfen

Die Nutzung digitaler Plattformen sollte im Unternehmen über eine klare Kommunikationsstrategie gestaltet werden. So ist beispielsweise die private Nutzung von Firmengeräten wie Computer und Telefon oder auch das private Surfen im Internet häufig bereits vertraglich geregelt.

Auch die Auswahl gezielter Kommunikationswege ist für eine effektive Interaktion von großer Bedeutung. Beispielsweise können Kollaborationsplattformen als zentrale Informationsquelle verwendet werden, um Informationen zentral und an Nutzergruppen orientiert anzubieten.

Mit der Arbeit in verteilten Umgebungen, wie z.B. im Home-Office ergeben sich darüber hinaus weitere Herausforderungen. So sind Themen, wie die Erreichbarkeit von Mitarbeitern, die Erfassung von Arbeitszeiten aber auch Datenschutz und Datensicherheit nur einige Bereiche die beachtet werden sollten.

Interaktion

Die Nutzung neuer Kommunikationsformen, wie auch der zugehörigen technischen Tools und Plattformen sollte über Schulungen und regelmäßige Retrospektiven in Phasen eingeführt werden. In einer Pilotphase können auf Team-Ebene Erfahrungen gesammelt, Kritik bewertet und notwendige Justierungen durchgeführt werden.

In folgenden Phasen können bereits zuvor geschulte Mitarbeiter Erfahrungen an andere Teams weitergeben und in der weiteren Einführung unterstützen. Über regelmäßig durchgeführte Retrospektiven sollten Tools und Regeln der eingesetzten Kommunikationsformen immer wieder neu bewertet und bei Bedarf angepasst werden, um eine nachhaltige Kommunikationsstrategie umsetzen zu können.